Atostogas finansuoja įmonė? Kurgi ne!

Vasara - geras metas atostogauti. O įmonės vadovui gali kilti mintis išvykti į poilsinę kelionę, išlaidas dengiant iš įmonės sąskaitos. Iš pirmo žvilgsnio atrodo puiku – lėktuvo bilietai, viešbutis, o dar ir dienpinigius „dengia įmonė“. Kurgi ne! Iš karto užbėgsiu „už akių“ perspėdamas, jog tokiu būdu atostogaujant gali kilti daugiau bėdų nei atrodo.  Nes iš įmonės lėšų gali būti finansuojamos tik kelionės (komandiruotės), skirtos darbo funkcijoms vykdyti, susijusios su įmonės veikla. Visgi keliauti įmonės labui verta, kaip ir verta atkreipti dėmesį į tai, kokias kelionių išlaidas įmonė gali kompensuoti, o kokių ne.

Leidžiamos komandiruotės išlaidos

Tikriausiai daugeliui yra žinoma, jog išvyka į kitą miestą ar šalį yra laikoma komandiruote.  Buhalteriniais terminais kalbant – tarnybine komandiruote (išvyka darbo reikalais). Komandiruojamam asmeniui įmonė gali kompensuoti:

• Kelionės į/iš komandiruotės vietą išlaidas: lėktuvo, autobuso ar kt. bilietai, automobilio kuro išlaidos, jei važiuojama įmonės ar nuomojamu automobiliu. Taip pat kelionės draudimo išlaidos, vizos ir pan.
• Kelionės komandiruotės vietoje išlaidos: viešojo transporto bilietai, taksi.
• Gyvenamojo ploto nuoma: viešbučiai, svečių namai ir pan. Atkreiptinas dėmesys, jog jei maitinimo išlaidos įrašytos viešbučio sąskaitoje, tuomet tokia pat dalimi turėtų būti mažinamos dienpinigių sumos.
• Renginių (pavyzdžiui, specializuotų parodų, susijusių su įmonės veikla) bilietų išlaidos.
• Kitos išlaidos, susijusios su komandiruote: telefoniniai pokalbiai darbo reikalais, valiutos keitimas, pašto išlaidos ir pan.
• Papildomai įmonė privalo mokėti komandiruojamam darbuotojui dienpinigius už kiekvieną komandiruotėje praleistą dieną. Dienpinigių dydis priklauso nuo to, į kokią šalį vykstama. Pavyzdžiui, Belgija – 57 eur, Vokietija – 58 eur, Peru – 36 eur, Latvija – 38 eur, Anglija – 61 eur, Japonija – 76 eur, Graikija – 35 eur, Somalis – 19 eur. Kaip manote, kiek gausite už dieną Lietuvoje? Visus 5,7 eur už dieną (nesuklydote, kablelis tikrai yra!). Nėra taip jau blogai – dvigubą porciją sriubos tikrai nusipirksite, o sumuštinius galite pasiruošti namuose... Ties dienpinigiais dar reikalingas trumpas komentaras: dienpinigiai gali būti apmokestinami tuomet, kai Jūsų atlyginimas „ant popieriaus“ yra mažesnis nei nustatyta norma, kuri nuo 2016.07.01 neturėtų būti mažensė nei 495 eur. Jei atlyginimas yra mažesnis, tuomet apmokestinama ta dienpinigių dalis, kuri viršija pusę darbo užmokesčio (tarkim, jei atlyginimas „ant popieriaus“ nustatytas 400 eur, o dienpinigių apskaičiuojama 250 eur, tuomet nuo 50 eur reikės susimokėti visus mokesčius kaip nuo atlyginimo). Dienpinigiai turėtų būti išmokami darbuotojui prieš vykstant į komandiruotę.

Keliauti tikrai verta (darbo reikalais, žinoma) dar ir dėl to, kad visos aukščiau minėtos išlaidos mažina pelno mokestį.

Įrodymai, kad neatostogavote

Dar reikia nepamiršti pagrįsti, jog Jūsų kelionė tikrai buvo „tarnybinė komandiruotė“, o ne kultūrinė. Pirmiausia, vykstant į komandiruotę, turi būti parašytas įsakymas, kuriame reikia nurodyti komandiruotės tikslą, vietą, laiką, numatomas apmokėti išlaidas. Dažnai daroma klaida nurodant komandiruotės tikslą, kuris neturėtų būti abstraktus, pavyzdžiui „susitikti su verslo partneriais“ ar „apsilankyti parodoje“. Tikslą reiktų formuluoti tiksliau – su kokiais partneriais susitikti, ką aptarti, kokių tikslų tikimasi pasiekti, kokiame renginyje apsilankyti. Ypatingai svarbu įsakymą teisingai surašyti tuomet, kai vykstama į populiarias kurortines vietas, nes tikrinant gali lengvai kilti įtarimas piktnaudžiavimu. Taip pat reiktų nepamiršti, jog vien įsakymo gali nepakakti, įrodinėjant, kad komandiruotės tikslas – darbinis. Jei vykote į Italiją, o Jūsų įmonė neprekiauja itališkais baldais – tai ko ten važiavote? Pravartu išsisaugoti partnerių kvietimus (el. pašto informacija – tinkama), susitarimus, sutartis, ketinimų protokolus, prekių pavyzdžius ir pan, vykstant į parodą naudinga pridėti ir parodos programą. Grįžęs iš komandiruotės darbuotojas turėtų pateikti „komandiruotės apyskaitą“ t.y. pateikti visus dokumentus, įrodančius patirtas išlaidas komandiruotėje, o reikalui esant ir aprašyti komandiruotėje nuveiktus darbus. 

Algis Teišerskis